メモの重要性に関して、あるメルマガが配信されました。
非常に興味深い内容でしたので、参考までに一部編集の上、転送します。
【以下、転送分】
メモの目的は？
１．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
２．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
セミナーや研修でこの質問をすると、「１」はほとんど全員正解です。
そう、「忘れないため」です。
２つめは何でしょう？
「忘れるため」です。
例を見てみましょう。
Ｃさんは上司から仕事を頼まれました。
「明日の会議で使う資料を準備しておいて！」
さて、資料の準備をしようと思ったら、お客様から電話が入りました。
「至急○○の見積が欲しい！」
更には別の上司から、
「勉強会を開くので、会議室を予約して、主任に召集の連絡をメールしておいて。来週の水曜日の１５時からだから！」
と言われました。
Ｃさんの頭の中には、３つのすべき仕事があります。
仕事は、ドンドン入ってきます。
会議室を予約しようと電話の受話器をかけようとしたら、お客様から電話が入り、
「見積まだ？」
と督促が入り、上司からも督促が入ります。
「資料はもうできたかい？内容を確認したいんだけど。」
いざ、会議室を予約しようとしたら、日時があやふや？？？
こんな人、周りにいませんか？
あなたも、このようなことをしてしまったことはないでしょうか？
実際の仕事では、注意や指導もされますね。
隣で電話や上司とのやりとりを聞いていた先輩から、
「言葉遣いがおかしいぞ！正しくは＊＊＊＊＊＊」
と注意を受けたり、
「こういうときにはお客様には、○○っていうとわかりやすいよ。」
とアドバイスをもらったりもします。
その場では、「はい、かしこまりました！」と答えるでしょうが、果たして１０分後に注意されたことや、アドバイスのセリフを覚えているでしょうか？
翌日に、それが実践できるでしょうか？
できないことの方が多いのではないかと思います。
人は一晩眠ると、一度覚えたことでも、６０％以上は忘れてしまうと言われてます。
覚えていないこと（言われただけのこと）は、９０％以上忘れるそうです。
次に、Ａさんの仕事振りを見てみます。
Ａさんは上司から仕事を頼まれました。
「明日の会議で使う資料を準備しておいて！」
「はい、かしこまりました！」とメモします。
さて、資料の準備をしようと思ったら、お客様から電話が入ります。
「至急○○の見積が欲しい！」
「はい、至急対応します！」と言いながらメモをします。
そして別の上司から、
「勉強会を開くので、会議室を予約して、主任に召集の連絡をメールしておいて。来週の水曜日の１５時からだから。」
と言われました。
やることと、日時をメモしました。
「さあ、仕事に取り掛かろう！」
と思った時に、メモを見れば、やるべきことが書いてあります。
見ればわかります。
メモには、先輩からの注意やアドバイスも書いてあります。
「言葉遣いがおかしいぞ！正しくは＊＊＊＊＊＊」
「こういうときにはお客様には、○○っていうとわかりやすいよ。」
電話をかける前に見直せば実践できます。
電車通勤ならば、帰りの電車で見直したら覚えられます。
家に帰ってから振り返るだけでも、朝出勤して仕事の前にメモを見直すだけでも、力がつきます。
忘れてしまっても、見ればわかる、いつでも思い出せる、だから、誰でも仕事ができる人になれます。
仕事ができる人になるのに、学歴も、家柄も、人柄も関係ありません。
メモの目的は？
２．忘れるため
あなたが仕事を頼む立場だったら、Ａさん、Ｃさんのどちらにお願いしますか？
頼んだことを間違いなくしてくれるＡさん、忘れるかもしれないＣさん。
答えは明白です、Ｃさんですね。
・同じミスを何度も繰り返す
・同じ注意を何度もされる
・同じアドバイスを何度も受ける
・同じクレームを何度も受ける
このようなことを繰り返していると、お客様からも、社内の人からも信頼される訳がありません。
期待されて入社したのに、評価はドンドン落ちていきます。
繰り返すうちに見放されてしまいます。
お客様は他社を選びますし、社内では仕事を任せてもらえなくなります。
もちろん昇進・昇給する訳がありません。
会社全体でメモを取らない社風ならば、確実に売上が落ちていきます。
自ら、信頼されない行動、評価を落とす行動、見放される行動を起こしています。
しかし叱られたときに、こんな気持ちがよぎることはないでしょうか？
「ちょっと忘れたくらいで多めにみてくれても良いじゃないか！」
「あんな言い方しなくても良いのに！」
ブツブツ、イライラ人生にまっしぐらです。
しかし、それは言った相手が悪いのではなく、メモを取らない、メモを取っても振り返らないという行動によって、自らが選んだことなのです。
上司は部下のことを思い出して、「そうだ、そうだ」をうなづいていらっしゃいませんか？
上司が同じことをしていたら、部下は報告・連絡・相談をしなくなります。
これでは、正しい判断ができません。
もし、部下が思うように報告・連絡・相談をしてこないとしたら、あなた自身のメモの取り方とメモの振り返り方を見直してみて下さい。
貴社からお客様が離れていくとしたら、あなた自身のメモの取り方とメモの振り返り方を見直してみて下さい。
メモの習慣がなく、ミスや仕事の漏れが多い人は、まず、すべき作業を書いていくところから始めて下さい。
しかし、それだけでは仕事のレベルアップや成長はありません。
注意されたこと、アドバイスされたこともメモしましょう。
１度言われたことを２度３度言われることがないように、メモを見直して、できるようにしてから次の仕事に臨みましょう。
【お客様相談室宛メール】
http://www.seikofamily.co.jp/form/form.html