書類の仕訳については、保管・保存・廃棄という３種類があります。
保管は、閲覧する頻度がある程度ある書類を、手身近な場所に置いておくことで、保存は、今すぐ廃棄する訳にはいかないものの、段ボール箱等に入れて、一定期間倉庫に置いておくことであり、廃棄は、今後閲覧することもなさそうな書類を捨てることと、それぞれ意味が異なります。
書類の整理・整頓ともよく言われますが、整理とは、必要なものと、不必要なものを分けて、不必要なものを捨てることであり、整頓とは、必要なものを、必要な時にすぐに取り出せる状態にすることということで、保管、保存は整頓に該当します。
ところが、ＩＴが普及しても、コピー機やプリンターがある限り、なかなかペーパーレス化が進みにくく、依然として書類も減ることなく、書類の保管・保存・廃棄も業務の一環になっております。
ほっておけば、書類は次から次へと溜まる一方で、事務所の書庫もオーバーフローしてしまいます。
定期的に書類の整理・整頓、つまりは保管・保存・廃棄の仕訳が必要になります。
年度末が終わってからや、盆や正月休み前等、切りの良い時期に書類の保管・保存・廃棄ができてますでしょうか？
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