やるべき仕事をリストアップし、優先順位を付けるならば、以下の通りの順番になるでしょう。
１）緊急度が高く、重要度も高い仕事
２）緊急度は低いが、重要度は高い仕事
３）緊急度は高いが、重要度は低い仕事
４）緊急度が低く、重要度も低い仕事
の４種類になろうかと思います。
クレーム対応のように、「緊急度が高く、重要度も高い仕事」は最優先で取り組み、「緊急度が低く、重要度も低い仕事」は優先度も低く、場合によってはやらなくてよい仕事として、「やらない仕事リスト」に入れることもできることは理解できます。
それでは、「緊急度は低いが、重要度は高い仕事」、「緊急度は高いが、重要度は低い仕事」のどちらを優先すべきか悩んでしまうかもしれません。
現時点では「緊急度は低いが、重要度の高い仕事」は、時間の経過とともにいずれ「緊急度が高く、重要度も高い仕事」になります。
代表的な事例は、新規顧客の開拓、新製品の企画開発といったことでしょう。
既存顧客が衰退する前や、既存のヒット商品が陳腐化する前には、新規顧客の開拓、新製品企画の開発は必要不可欠でしょう。
業績が低迷してから慌てて新規顧客の開拓、新製品の企画開発に取り組んでも手遅れになりかねません。
「緊急度は低いが、重要度の高い仕事」に取り組むには、計画を立てることが必須です。
一方、「緊急度は高いが、重要度は低い仕事」の事例として、急な電話や来客の対応、重要度が低く後回しにしていて期限が迫ってきた仕事などでしょう。
日々忙しく動き回ってる人は「緊急度は高いが、重要度は低い仕事」を優先しがちかもしれません。
「雑用こそ優先すべき！」という考え方もありますが、仕事内容によっては、「やらない仕事リスト」に入れるべき仕事があるかもしれません。
ということで、優先順位は １）２）３）４） の順番で考えられます。
緊急度 × 重要度 ＝ 優先度
この方程式が成り立つように思いませんでしょうか？
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