中小企業の街、東大阪発「一日一語」

水と人は動かさなければ腐る

中小企業が人事異動をやりたがらないという話はよく聞きます。

その理由として、同じ人にずっと担当させていた方が、業務が安定して遂行され、圧倒的に楽ということに尽きるからと思います。

総務、経理、システム管理といった管理部門は専門的な知識も必要になるし、製造部門では技術者の育成に時間がかかるし、営業部門であれば顧客との間に築いてきた人間関係や、コネクションがものをいう面も確かにあるでしょう。

人事異動となると、こうしたことをゼロベースから再構築することでもありますので、確かにかなり面倒ではあることは間に見えてます。

ところが、それは危険も裏腹です。

まず一人の社員にずっと同じ仕事を任せていると、「仕事の属人化」を招いてしまします。

例えば優秀な営業担当者がいたとして、その人にずっと同じ仕事をさせていれば、在職中は売上も確保できるでしょう。

ところが、いざその人が定年を迎えたり、諸事情により退職することとなれば、言うまでもなく、業務途端に立ち行かなくなってしまいます。

一人にずっと同じ仕事を任せるもう一つの問題は、業務がブラックボックス化してしまうことです。

「この仕事は○○さんしかできない！わからない！」

ということが長く続けば、誰もその人の仕事をチェックできなくなり、業務内容によっては、不正の温床にもなりかねません。

人事異動して間がないうちは混乱もするでしょうが、せいぜい数日のことです。

水と人は動かさなければ腐る・・・

このように思いませんでしょうか？

 

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「マルチタスク」か「シングルタスク」かの判断は内容によりけり

前回、「To Doをタスクにして早いうちにやり切る」ということについて記述しましたが、タスクについて踏み込んで考えてみます。

日常業務では、次から次へとタスクが降って湧いてくるのが日常茶飯事ですが、複数のタスクを同時に、短期間に並行して切り替えながら実施することもあります。

このように複数のタスクを同時並行で実施するものを「マルチタスク」と言われ、一方で、タスクが一つ終われば次のタスクに取り掛かるものを「シングルタスク」と言われてます。

一見、「マルチタスク」が効率的と思われますが、「シングルタスク」の方が効率的と言われることもあります。

その理由として、

１）タスクを切り替える度に集中力がリセットされ、結果集中力が保たれない。

２）新しいタスクに敏感になったり、やりやすそうな作業が優先され、その結果本当の優先順位を見誤る。つまり、頭や時間を使う重要なタスクが後回しにされる。

このように聞くと、確かにそのような気もしてきます。

「マルチタスク」も「シングルタスク」も、どちらかが正解でもう一方が誤りということではないでしょう。

どうしても日常が「マルチタスク」になりやすい中、「二兔追う者は一兎も得ず」という結果になってしまうようであれば、集中して「シングルタスク」を実施する方が妥当かと思います。

「マルチタスク」か「シングルタスク」かの判断は内容によりけり・・・

このことを踏まえ、やるべきことを列挙する際にも振り分けて考えてみては、いかがでしょうか？

 

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To Doをタスクにして早いうちにやり切る

やるべきことを列挙する際、期限が決められているものと、期限が決められていないものの、大きく２つに分けることができることと思います。

緊急性はなく、先延ばしにしても差し支えなく、期限が決められていないとはいえ、遅かれ早かれ実施すべきものは、期限を決めて実施しないことには、次から次へと緊急性のあるやるべきことが降って湧いてきますので、あとあと自分が困ることになりませんでしょうか？

「やることリスト」で、期限が決められているものは「タスク」と言われ、期限が決められていないものは「To Do」と言われてます。

To Doをタスクにして早いうちにやり切る・・・

To Do を先延ばしにするばかりで、いつまで経っても手が付けられていないということはありませんでしょうか？

 

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諦めること、やめること、立ち去ることで新しい未来を築く

「今までやってきたことを、やめる訳にはいかない！」

「折角築いてきたものを手放せない！捨てられない！」

「今更逃げ出す訳にはいかない！」

このように自分を縛りつけ、実は重荷になっていたようなことは何かとありませんでしょうか？

私自身も、簡単に諦めるのは、情けないことであり、やってはいけないことと思い込んでいました。

ところが最近読んだ書物で、「諦めること、やめること、立ち去ることをやってみることにより、悩みから解放され、とても楽になる」という一文があり、「それもありか？！」と気付かされました。

「苦しみや辛さを乗り越えた先に、明るい未来がある！」

と思い込んでいた部分もあり、ある意味衝撃的でした。

諦めること、やめること、立ち去ることで新しい未来を築く・・・

「それもありか？！」と、気付かされました。

 

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問題解決に当たっては、事実を追求する

問題解決に当たっては、問題となっている物事が事実なのか、あるいは解釈なのかを先に見極め、事実がハッキリすれば、解決の糸口が見えてくるように思います。

物事には、解釈が独り歩きして「問題だ！」と騒ぎ立てることもあるでしょう。

事実ではなく、解釈といった捉え方、感じ方、自分の感想等が入り混じって、話が余計にややこしくなってしまうこともあります。

問題解決に当たっては、事実を追求する・・・

今更ながらという話ですが、案外、解釈が独り歩きしてしまっていませんでしょうか？

 

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コミュニケーションと情報共有とは別物

私自身、報告・連絡・相談はコミュニケーションの一環であると思っていました。

また、報告・連絡・相談により情報を伝達・交換・共有することもコミュニケーションと思っていました。

ところがマネジメントの発明者のピーター・ドラッカーは、

「コミュニケーションと情報共有とは別物である」

と唱えてます。

このことについて私自身も最初は、「？」と思いました。

ドラッカーによれば、「情報は感情、価値、期待などの人間的属性を除去すればするほど有効となり、信頼性が高くなる」ということです。

要約すれば、物事には事実と解釈がありますが、情報は事実であるべきということです。

一方、「コミュニケーションとは、思想、意見、情報を伝達し合い、心を通じ合わせるプロセスである」と唱えてます。

コミュニケーションの目的としては、単に伝達するということではなく、心を通じ合わせ、共通認識を作ることであるということです。

会議の場でも、情報共有と共通認識が混同されるものの、実はそれぞれ別物であるということです。

コミュニケーションと情報共有とは別物・・・

目からウロコのような話でしたが、どのように感じましたでしょうか？

 

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管理者の任務と責任とは

管理者になれば、何かと責任が伴います。

部下を抱える管理者は、自分個人だけの責任のみならず、複数の部下に対する責任が伴います。

管理者であれば、部下育成という任務と責任があることが頭でわかっていても、そのことをどれほど認識するかは、個人差があるようにも思います。

ところが管理者とはいえ、大概の管理者はプレイングマネージャーであり、自分自身もプレイヤーとして実務をこなし、業績向上の一端を担う訳ですが、実務が忙しいことを言い訳に部下のマネジメントに手が回らないという話を聞くこともあります。

これでは管理者としての機能は果たさず、プレイヤーでしかありません。

プレイングマネージャーとして任命されてる限りは、実務も、部下のマネジメントも両方こなしていく必要があり、部下育成という任務と責任は避けて通れません。

管理者の任務と責任とは・・・

今一度、振り返る必要はありませんでしょうか？

 

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一期一会そのものが奇跡

全世界の人口は約７８億人と言われてます。

そのうち日本の人口は、約１億２千万人です。

全世界の人と１人につき１秒会ったところで、約７８億人全員と会うには、約２５０年かかることになります。

日本国内の人、約１億２千万人と１人につき１秒会ったところで、約４年かかることになります。

実際には１人につき１秒のコミュニケーションなど、あり得ません。

普段顔を合わす人と会うにせよ、初対面の人と会うにせよ、相手がどこの誰とも知らずに道ですれ違う人にせよ、毎日いろいろな人と何気なく会うことが実は奇跡なのかもしれません。

普段職場で会う上司、部下、同僚と何かの縁で出会ったことも奇跡と言えるでしょう。

一期一会そのものが奇跡・・・

このように思いませんでしょうか？

 

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結果に至るまでのプロセスを常に着眼

「結果を出さなければ意味がない！」

「結果こそ全て！」

「結果が良ければそれで良し！」

といった感じで、現代でも結果が全てと思っている人が多いように思います。

「結果が良くなければ、どんなに努力してもダメ！」

という意見もごもっともかもしれません。

しかしながら、結果はあくまで結果にしか過ぎず、結果を出すためにはプロセスに着眼すべきとは思いませんでしょうか？

プロセスが悪ければ、良い結果が出るはずがありません。

仮に良い結果が出たとしても、プロセスでは横着、手抜き、いい加減で、運、たまたまにより良い結果となったとしても、その場限りであり、継続して良い結果が出るものでもありません。

また、何らかの不正により良い結果を出したところで、化けの皮が剥がれるだけです。

たとえ思い通りの良い結果を出せなくても、一生懸命取り組んだプロセスは、改善すべきことを知ることとなり、自分の成長にもつながるはずです。

どのような手段・方法で結果を出したのか？

結果を出すにあたり、大切にしたこと、気を付けたこと、心掛けたこと何か？

どのような価値観・心構え・考え方に基づき、どのような手段を選んだか？

こういったプロセスと向き合うことにより、自分にとっての知恵、工夫、ノウハウといった財産にもなるように思います。

結果に至るまでのプロセスを常に着眼・・・

今一度、認識すべきことと思いませんでしょうか？

 

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目標を示す前に当人の目的を明確に示す

「目的が無くして目標は存在しない！」

ということについては、以前にも記述したことがあります。

目的の「的」という字は「マト」、目標の「標」という字は「シルシ」です。

ダーツの「的」には、狙うべき１０点や５０点という「シルシ」が存在しますが、「的」無くして「標」は存在しません。

このように考えれば、「目的が無くして目標は存在しない！」ということがわかりやすいことと思います。

ところが日常の営業活動等では、ついつい目標となる「売上・利益はいくら！」、「何を何％達成！」と明確に示しはしても、目標を掲げるだけでは人はヤル気になるものではありません。

人は目的で動機付けされるものです。

人は行動するからには、必ずその人なりの理由が必要不可欠でしょう。

会社の都合、組織の都合、上司の都合で目標を明確にしたところで何ともならず、部下本人なりの仕事をする理由となる目的が必要不可欠なはずです。

目標を示す前に当人の目的を明確に示す・・・

特に新人となれば目的を明確に示し、お互いに理解しないことには何ともなりませんが、うまく伝えていますでしょうか？

 

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