会議を開催するにも、原価、経費といったものがあります。
貴重な就業時間を割いて会議に出席するならば、その原価以上に生産性の上がる会議をしないことには、意味がありません。
会議の内容も、報告内容の周知徹底から、アイデアを出す議論といったものまで、様々な会議がありますが、いずれの会議も始める前段階で目的（何を決めるために）と、ゴールをはっきりさせておくことは必須でしょう。
勿論、そのための事前準備として、必要な資料の準備は欠かせません。
説明の根拠として何も資料がないことには、説得力もありません。
また、会議を時間無制限でやる訳にはいきませんので、終了時刻や、会議時間を明確にしておく必要もあるでしょう。
会議は目的、ゴール、終了時刻を明確に・・・
今更ながら、雑談で長引いたり、話が脱線して元に戻りにくい、時間管理もされてない会議になってませんでしょうか？
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